Endlos-Diskussionen statt effektiver Meetings sind oft Realität

Ein Blick auf den Kalender, gefolgt von einem genervten Augenrollen und die Suche nach einer Ausrede, warum man leider nicht daran teilnehmen kann, beginnt: Meetings genießen in vielen Unternehmen nicht den allerbesten Ruf – Zeitverschwendung, endlose Diskussionen ohne jemals ein Ergebnis zu erreichen, gelangweilte Teilnehmer … Oft entsprechen diese Bilder leider auch der Realität. Aber: Man kann etwas dagegen tun. Mit dem richtigen System können Meetings der Pulsschlag im Unternehmen werden.

Ein gelungenes Meeting braucht feste Strukturen

Organisation, Vorbereitung und nicht zuletzt Disziplin formen den Ruf eines Meetings weg von der gefürchteten “Labberrunde” und hin zur Impulse bringenden Besprechung, die Mitarbeitern wie Führungskräften auch noch einen Motivationsschub verpasst. Der Ansatzpunkt für ein gelungenes Meeting liegt dabei lange vor dem eigentlichen Termin. Denn: Der Vorsatz kann noch so gut sein – ein wirklich strukturiertes Meeting wird nie gelingen, wenn alle Teilnehmer quasi auf Zuruf schnell Laptop und Akten unter den Arm klemmen und hektisch in den Konferenzraum laufen.

Räumen Sie Meetings einen festen Platz ein

Meetings sollten einem festen Rhythmus folgen, beispielsweise jeden Montag um 10 Uhr. Sie sollten “timeboxed” sein, also ein klares (!) Zeitfenster haben, und eine feste Agenda, um innerhalb des Meetings Halt und Struktur zu geben. Sind diese Rahmenbedingungen festgelegt, kann sich jeder Teilnehmer im Vorfeld darauf einstellen, andere Termine entsprechend drumherum planen und seine Arbeit so organisieren, dass sie nicht mit dem wöchentlichen Meeting kollidiert.

“Mal ja, mal nein, mal wann ganz anders” senkt die Akzeptanz

Räumen Sie Meetings in Ihrem Unternehmen eine Priorität ein. Besprechungen, die spontan und immer mal wieder wegen Nebensächlichkeiten abgesagt oder verschoben werden, verlieren schnell an Akzeptanz. Sie werden dann als nicht so wichtig wahrgenommen – und werfen die wohl berechtigte Frage auf, warum man Zeit und Energie sowohl in die Vorbereitung als auch das Meeting an sich investieren sollte.

Eine feste Agenda schafft Halt und Struktur

Was gehört nun auf die Agenda einer erfolgreichen Besprechung? Die Agenda des Meetings legt an dieser Stelle nicht nur für die inhaltlichen Schwerpunkte fest, sondern baut auch einen Rahmen auf, an dem sich alle Teilnehmer orientieren können. Bleiben wir bei dem Beispiel eines wöchentlichen Meetings. Die Faustformel besagt, dass dafür maximal 90 Minuten zur Verfügung stehen sollten. Versuchen Sie im Vorfeld zu planen, welcher Punkt der Tagesordnung welches Zeitfenster in Anspruch nehmen soll. Nicht nur, dass damit die Richtung, die das Meeting vorgegeben wird. Sie geben damit dem Moderator ein Werkzeug an die Hand, um die Konzentration der Anwesenden wieder zurück auf das Wesentliche zu lenken, sollte die Diskussion drohen, abzuschweifen oder auszuufern.

Rahmen und Zeitfenster vorgeben

Orientieren Sie sich bei der Planung Ihres ersten Meetings mit System gern an dieser Struktur. Sie hat sich für eine wöchentliche Besprechung mit einem festen Zeitfenster von 90 Minuten bewährt.

5 Minuten

Was gibt es Neues seitens der Teilnehmer zu berichten? 

5 Minuten

Gemeinsames Auswerten der wöchentlichen Kennzahlen, z.B. anhand einer Scorecard

5 Minuten

Überschriften zu den Kunden und dem Markt: Wer hat welches Produkt lanciert, wer welches Projekt gewonnen?

5 Minuten

Rückblick auf die ToDos der letzten Woche

60 Minuten

Was sind aktuelle zu besprechende Probleme? Identifizieren Sie den Ursprung, diskutieren Sie die Ursachen, beschließen Sie eine Lösung – diese wird zum ToDo für die nächste Woche.

5 Minuten

Zusammenfassung und Aufgabenfestlegung: Wer macht was?!

5 Minuten

Schlusswort jedes Teilnehmers

Die Agenda des Meetings sollte im Vorfeld allen Teilnehmern mitgeteilt werden. Nur so können sie sich a) darauf vorbereiten und b) eventuelle Ergänzungen oder Anregungen einbringen.

Kommunikationsregeln sorgen dafür, dass sich alle einbringen können

Trotz aller Bemühung um den zeitlichen wie inhaltlichen Rahmen steht und fällt ein erfolgreiches Meeting mit der Kommunikation der Teilnehmer untereinander. Oft lässt sich beobachten, dass sich immer die gleichen Personen aktiv beteiligen – und immer die gleichen Personen sich zurückhalten und passiv agieren. Verzichten Sie nicht auf den Input dieser zweiten Gruppen, in dem Sie nur denen Gehör schenken, die von sich aus ihren Beitrag leisten. Fragen Sie nach und bremsen Sie im Zweifelsfall auch diejenigen ein, die stilleren Teilnehmern das Wort nehmen, Ideen vom Tisch lapidar wischen oder auf andere Art buchstäblich versuchen, das Zepter an sich zu reißen. Beharren Sie auf Kommunikationsregeln und machen Sie klar, dass jeder Teilnehmer einen wichtigen Beitrag im Unternehmen leistet.