Mitarbeitergespräche führen – So werden Sie beliebt, und Ihre Nachricht kommt an

Als Unternehmer gehört es zu Ihrem Alltag, Mitarbeitergespräche zu führen. Sei es das kurze Geplänkel an der Kaffeemaschine oder ein ernsthaftes Feedbackgespräch über Kunden oder das Verhalten Ihres Teammitgliedes. Vielleicht kennen Sie es dann auch in diesem Kontext, dass es öfter mal nicht so läuft, wie Sie es gerne hätten. Dann sitzt man nachher in seinem Büro und fragt sich z.B. „Was habe ich hier eigentlich falsch formuliert?“, „Warum werde ich nicht verstanden?“ oder „Wieso habe ich den Eindruck, dass mir gar nicht zugehört wird?“ In diversen Coachings ist mir immer wieder bewusst geworden, dass es oft nicht der Inhalt eines Gesprächs ist, sondern die Art, wie wir dieses führen, zu Erfolg oder Niederlage des Gesprächs entscheidend beiträgt. Daher möchte ich Ihnen hier eine kleine Richtschnur an die Hand geben, wie Sie es nicht nur in Gesprächen mit Ihren Mitarbeitern handhaben sollten, um besser verstanden und gemocht zu werden. Als Grundlage bediene ich mich hier dem Buch von Dale Carnegie „Wie man Freunde gewinnt: Die Kunst, beliebt und einflussreich zu werden“, das trotz seines Alters von beinahe 90 Jahren, meiner Meinung nach, nicht an Aktualität verloren hat.

Seien Sie freundlich und lächeln Sie in Mitarbeitergesprächen

Ein Lächeln kostet Sie nichts, führt aber für Sie und Ihren Gegenüber zu einem positiven Start. Die Eisberg-Theorie besagt, dass beinahe 80 Prozent aller Gespräche „nonverbal“ durch Körpersprache geführt werden. Wenn Sie lächeln, signalisieren Sie im Mitarbeitergespräch eine positive Grundhaltung gegenüber Ihrem Mitarbeiter und erzeugen ein Klima des Wohlfühlens. Außerdem ist es eine psychologische Tatsache, dass bewusstes Lächeln auch bei Ihnen zu einem positiven Gefühl führt. So wird die gesamte Gesprächsführung von vornherein mit positiven Gefühlen verknüpft und ein positiver Ausgang viel wahrscheinlicher.

“Ein Mann, der nicht lächelt, sollte kein Geschäft eröffnen.”
(altes chinesisches Sprichwort)

Vermeiden Sie es, direkt zu kritisieren

Selbst wenn ein Mitarbeiter auf gut Deutsch völligen „Bockmist“ gebaut hat und Sie ihm am liebsten dafür entlassen würden, vermeiden Sie ihn dafür direkt zu kritisieren. Unser Handeln wird stark von Emotionen bestimmt. Wenn Sie im Mitarbeitergespräch offen Kritik üben, erzielen Sie nur eine Abwehrhaltung Ihres Mitarbeiters und verlassen das Spielfeld der Rationalität. Es ist ein Zeichen von Stärke, die Fehler und Gründe anderer zu verstehen und diese ihnen nachzusehen. Fragen Sie besser nach und lassen Sie sich erklären, wie es zu gewissen Umständen gekommen ist. Erfolgreiche Unternehmer sprechen niemals „schlecht“ von anderen. Ok, es gab und gibt Ausnahmen. So ist Steve Jobs dafür bekannt gewesen, einen nur sehr geringschätzigen Umgang mit einigen Menschen gehabt zu haben. Das traf aber niemals auf seine „Sterne“-Mitarbeiter zu. Jonathan Ive, der Chef-Designer von Apple und Schöpfer der iMacs und des iPhones, wurde von Jobs quasi auf Händen getragen und von ihm hinterfragt. Niemals aber direkt kritisiert.

Geben Sie aufrichtiges Feedback und Anerkennung

Im Süden Deutschlands begegne ich oft Unternehmern, die die Haltung haben „Nicht geschimpft ist auch gelobt“. Dies halte ich für fatal. Menschen sehnen sich nach aufrichtiger Anerkennung. Wenn Sie es schaffen, das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter zu gewinnen und diese zu Ihren Fans zu machen, so werden diese es Ihnen mit Loyalität und Aufrichtigkeit danken. Also loben Sie, wenn es etwas zu loben gibt, und zeigen Sie aufrichtig Ihre Anerkennung für die Leistungen Ihres Mitarbeiters. Aber seien Sie auch hier ehrlich. Ein Mitarbeitergespräch mit überzogenen Lobeshymnen und an den Haaren herbeigezogenen Komplimenten nimmt Ihr Gegenüber schnell als unehrlich und manipulativ auf – und mal ehrlich: Das ist es ja auch. Wenn Sie nicht meinen, was Sie sagen, dann schlägt Ihr Feedback schnell ins Gegenteil um, und Sie sähen Misstrauen und Missgunst bei Ihren Mitarbeitern.

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Seien Sie ein guter Zuhörer im Mitarbeitergespräch

Erfolgreiche Unternehmer sind auch gute Zuhörer und nehmen sich selber nicht so wichtig. Ihr Redeanteil ist immer kleiner als der ihres Gegenübers. Sie fragen dafür viel und ermutigen ihre Mitarbeiter, etwas über sich zu erzählen. Sie selbst sprechen aber unaufgefordert nur wenig über sich selbst. Auch hier sollten Sie nicht nur so tun, als ob es Sie interessiert, was der Mitarbeiter sagt. Ihr Interesse sollte aufrichtig und wohlwollend sein. Die Kunst ist es, den Fokus während des Mitarbeitergesprächs auf der Person zu behalten und sie damit wertzuschätzen.

„Jeder Mann ist mir in bestimmten Dingen überlegen und dadurch lerne ich von ihm“.
(Ralph Waldo Emmerson)

Interessieren Sie sich für die Belange Ihres Mitarbeiters

Wertschätzung entsteht, wenn wir uns mit unserem Mitarbeiter auch über seine Interessen unterhalten und, wenn möglich, gut vorbereitet sind. Steht ein längeres und ausführlicheres Mitarbeitergespräch an, informieren Sie sich vorab über die Interessen Ihres Mitarbeiters und lesen Sie sich ggf. in dessen Gebiet ein. Versuchen Sie aber nicht, mit Ihrem erworbenen Wissen zu beeindrucken, sondern zeigen Sie nur aufrichtiges Interesse am Lieblingsthema Ihres Gegenübers. Geben Sie ggf. auch den Hinweis, dass Sie ihn als Experten sehr schätzen und gerne noch etwas dazulernen möchten. Als goldene Regel gilt:

„Stelle dir vor, wie du selbst gerne behandelt werden möchtest, und behandel dann so deinen Gegenüber“

Zeigen Sie Wertschätzung durch persönlichen Bezug

Versuche Sie wichtige persönliche Details wie Geburtstage, Kinder, die aktuelle familiäre Situation zu notieren und erwähnen Sie diese bei passender Gelegenheit im Mitarbeitergespräch. Sie können zum Beispiel diese beim Beginn Ihres Gespräches erwähnen und nach einem Lächeln mit einem Hinweis und einer kleinen Frage beginnen. Vergessen Sie nie, dabei den Namen Ihres Mitarbeiters oder auch dessen Verwandten zu erwähnen. So signalisieren Sie Interesse am Menschen und machen klar, dass Sie Ihren Mitarbeiter nicht nur als Human Ressource verstehen.

Führen Sie Mitarbeitergespräche, keine Streitgespräche

Streitgespräche können nicht gewonnen werden. Also vermeiden Sie diese. Streit entsteht durch überkochende Emotionen. Wenn ein Mitarbeitergespräch also droht, in einen Streit auszuarten, verzichten Sie drauf, diesen auszutragen. Sie sind als Unternehmer in der Position des Stärkeren und würden nur erreichen, dass Ihr Mitarbeiter sich als Verlierer des Gesprächs fühlt. Auch ist es im Streit nicht möglich, Ihren Standpunkt klar zu machen, denn dieser emotionale Ausnahmezustand während des Mitarbeitergespräch ähnelt stark einem Kampf, in dem es nur noch ums Überleben geht. Kommt es zu einer strittigen Situation, so nehmen Sie die Meinung des anderen wahr, aber beginnen Sie nicht darüber zu streiten. Danke Sie ihm lieber für seinen Standpunkt und sagen Sie ihm, dass Sie darüber nachdenken werden. Das ändert natürlich nichts daran, dass Sie bei Ihrer Meinung bleiben können, wenn Sie diese für richtig halten. Formulieren Sie danach kurz Ihren Standpunkt und beenden Sie dann das Gespräch damit, dass Sie einen erneuten Termin für eben dieses ansetzten. Dies ermöglicht es beiden Parteien über das Gesagte zu reflektieren und die Diskussion rational fortzusetzen.

Verletzten Sie niemals und bleiben Sie diplomatisch

Verletzten Sie niemals den Selbstwert Ihres Mitarbeiters während und auch außerhalb des Mitarbeitergesprächs, indem Sie behaupten, er habe unrecht. Dies verletzt mit einer hohen Wahrscheinlichkeit seine Gefühle und bringt ihn nur gegen Sie auf. Es erfolgt so auch auf keinen Fall eine Meinungsänderung, sondern wird nur zu Rachegelüsten Ihres Gegenübers für die von Ihnen zugeführte Verletzung führen. Um einen Gegenstandpunkt ins Feld zu führen, ist es viel besser mit passiven Formulierungen wie z.B. ‘Ich dachte, es sei anders, aber ich kann mich auch täuschen“ zu eröffnen. Dies gibt Raum für eine offene Diskussion, in der Sie rational Ihre Argumente darlegen können.

Stehen Sie offen zu Ihren eigenen Fehlern

Fehler vor sich selbst und anderen einzugestehen, ist ein Zeichen von Stärke. Stehen Sie zu Ihren Fehlern. Sagen Sie klar, wenn Sie sich irren und stehen Sie für Ihrer Taten gerade. Dies führt dazu, dass Sie auf Wohlwollen Ihres Gegenübers treffen und entspannt die Situation. Sie entmachten damit auch den Kritiker, der nun keinen Rückenwind für seine Kritik mehr hat. Ganz im Gegenteil, kann ein solches Verhalten den Großmut Ihres Kritikers beflügeln, und er wird versuchen, seine eigene Kritik zu relativieren, um sich besser zu fühlen.

Vorbereitung ist die halbe Miete

Mitarbeitergespräche sollten Spaß machen. Schließlich geht es um den Austausch mit anderen Menschen, die Ihnen als Unternehmer vertrauen und für Sie arbeiten. Es ist zugegeben nicht immer leicht, im unternehmerischen Alltag alles oben Erwähnte eins zu eins zu befolgen, aber mit ein wenig Übung werden Sie feststellen, dass es Spaß macht und der Erfolg Ihnen Recht gibt. Im Austausch mit anderen Unternehmern zeigt sich dann schnell, dass alle nur mit Wasser kochen und ähnliche Regeln beachten.