Pareto-Prinzip für ein besseres Zeitmanagement

Das Mail-Postfach ist voll, Akten stapeln sich auf dem Schreibtisch, Kunde um Kunde kommt in den Laden, die Aufgaben im Jira-Board scheinen immer mehr zu werden – und der Minutenzeiger auf der Uhr rückt unerbittlich voran. Gerade wenn Sie noch am Anfang Ihrer Tätigkeit als Unternehmer stehen, helfen verschiedene Methodiken, sich selbst zu strukturieren, zu reflektieren und das eigene Zeitmanagement zu verbessern. Eine der Populärsten ist das Pareto-Prinzip, vielen auch bekannt als 80/20-Regel.

80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent Aufwand

Vilfredo Pareto hat dem Prinzip Anfang des 20. Jahrhunderts seinen Namen gegeben. Er entdeckt im Rahmen einer Studie über die Verteilung des Bodenbesitzes in Italien, dass 80 Prozent des Staatsvermögens von 20 Prozent der italienischen Staatsbürger gehalten wurden. Seine Schlussfolgerung: Die Banken des Landes betreuen 80 Prozent ihrer Einlagen in lediglich 20 Prozent ihrer aufgewendeten Zeit. Dies Verhältnismäßigkeit wurde nach und nach auf viele andere Bereiche übertragen und bestätigt. So machen viele Unternehmen beispielsweise 80 Prozent ihres Umsatzes mit lediglich 20 Prozent ihrer Produkte beziehungsweise Kunden. Per Definition lautet daher das Pareto-Prinzip: „80 Prozent der Ergebnisse können mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse benötigen mit 80 Prozent die meiste Arbeit.“

Wie Pareto im Alltag eingesetzt werden kann

Die 80/20-Regel klingt verführerisch, verlangt jedoch ein strukturiertes Herangehen, um tatsächlich einen positiven Effekt auf Ihr persönliches Zeitmanagement zu haben. Sie müssen sich darüber im Klaren werden, welche Ihrer Aufgaben wichtig sind und daher die höchste Priorität haben und welche erst einmal aufgeschoben oder delegiert werden können. Fertigen Sie sich eine individuelle Prioritätenliste an, um den Überblick über Ihre ToDos zu behalten und notieren Sie sich, wo Sie Abstriche machen können. Fangen Sie nun auf dieser Basis an, Ihren Plan abzuarbeiten und halten Sie sich an Ihre festgelegte Struktur. Rufen Sie sich dabei immer wieder ins Gedächtnis, dass Sie 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent Ihres Aufwandes erreichen wollen, wenn Sie Gefahr laufen, in Perfektionismus zu verfallen. Aber Vorsicht: Pareto lässt sich nicht auf alle Tätigkeiten übertragen. Auch wenn es sicherlich nicht die effektivsten Aufgaben sind, dürfen Sie Aufgaben wie E-Mails abarbeiten oder Personalgespräche führen nicht vernachlässigen.

Die Auswirkungen auf Ihre Arbeit als Unternehmer

Das Pareto-Prinzip wird gern auch als „die Kunst, etwas wegzulassen“ bezeichnet. Folgen Sie dem Prinzip, werden Sie merken, dass es Ihnen schnell leichter fallen wird, Ihre anfallenden Aufgaben zu bewerten und dann zu priorisieren.

 

Was ist wirklich wichtig?
Das individuelle Angebot für den potentiellen Großkunden oder die Bilanz, die erst am Monatsende dem Steuerberater vorliegen muss?

Worauf kann ich verzichten oder weglassen?
Braucht die Präsentation tatsächlich die aufwändige Animation, um meine Kunden zu überzeugen?

Was können andere übernehmen?
Warum kontrolliere ich persönlich alle Eingangsrechnungen und nicht die Buchhaltung?

 

Ihr Arbeitstag erhält dadurch mehr Struktur – und Sie werden dazu übergehen können, Aufgaben zu delegieren, wenn Sie sich persönlich gar nicht erforderlich sind, um sie zu bewältigen. Mit der Zeit – und ein wenig Disziplin – werden Sie außerdem Ihren manchmal vielleicht über das Ziel hinaus schießenden Perfektionismus besser einzudämmen wissen.

100 Prozent der Ergebnisse nur mit 100 Prozent Einsatz

Wichtig ist jedoch, dass Sie sich vor Augen führen, dass Sie mithilfe des Pareto-Prinzip „lediglich“ gute Ergebnisse erzielen können. Sie werden jedoch sehr Gute nur dann erzielen, wenn Sie auch tatsächlich 100 Prozent Einsatz zeigen. Das gilt auch auch, wenn Sie 100 Prozent Ihrer Ergebnisse erreichen wollen. Und noch ein Stolperstein wartet an dieser Stelle: Auch wenn die 80/20-Regel den absoluten Perfektionismus eindämmt, bedeutet es nicht, dass Sie Ihre 20 Prozent Einsatz halbherzig leisten können. Ohne Konzentration, Struktur und Fokussierung auf Ihre Aufgaben werden Sie keine 80 Prozent Leistung abrufen können.