Warum eine Urlaubsübergabe so wichtig ist

Einfach die Tür hinter sich zumachen und die Firma Firma sein lassen: Den wenigsten Unternehmern gelingt das ohne Weiteres. Dabei ist längst wissenschaftlich untermauert, dass regelmäßiger Urlaub – und die damit verbundene Auszeit – wichtig für die körperliche und seelische Leistungsfähigkeit ist. Die richtige Urlaubsübergabe kann helfen, den Alltag im Unternehmen loszulassen und eine gesunde Distanz zur Firma zu finden.

Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Ohne mich geht es nicht, ist die wohl häufigste Sorge, die Unternehmer davon abhält, Pause vom Betrieb zu machen. Es liegt jedoch in der Natur der Sache: Abschalten und gleichzeitig mit dem Kopf im Büro zu sein konterkarieren sich. Unternehmer sollten deswegen ihren Urlaub gut vorbereiten – und das beginnt mit dem richtigen Zeitpunkt. Stehen strategische Entscheidungen an oder das Großprojekt geht in die heiße Phase, ist ein Urlaub ohne Unterbrechung illusorisch. Lieber sollten sie eine Zeit wählen, in der es für gewöhnlich ruhiger zugeht oder sie ruhigen Gewissens alle anstehenden Aufgaben weiter delegieren können.

Übergeben Sie Aufgaben und konzentrieren Sie sich auf das, was nur Sie machen können

Apropos delegieren: Idealerweise haben Unternehmer ihre alltägliche Arbeit so strukturiert, dass sich die Aktenstapel auf ihrem Schreibtisch nicht türmen. Noch viel mehr gilt das für die Zeit vor dem Urlaub. Nehmen Sie sich die Zeit, machen Sie eine Bestandsaufnahme und übergeben Sie bereits mit einigem Abstand zum Urlaub alles an Ihre Mitarbeiter, was Sie nicht notwendigerweise selbst erledigen müssen. Stimmen Sie ab, wer sich während Ihrer Abwesernheit um was kümmert. Und: Vergessen Sie nicht, Ihren Mitarbeitern Zeit einzuräumen, um alle offenen Fragen mit Ihnen zu klären, bevor Sie verreisen.

Struktur ist Trumpf

Auch wenn alle Aufgaben klar kommuniziert sind: Ein wirkliches Abschalten vom Betrieb gelingt nur dann, wenn Sie als Unternehmer das abgeschlossen haben, was bisher unerledigt auf dem Tisch lag und eher aufgeschoben wurde als das es tatsächlich so komplex in seiner Aufgabenstellung war. Konzentrieren Sie sich darauf und arbeiten Sie diese Dinge diszipliniert ab. Nichts ist frustrierender als entspannt aus dem Urlaub zu kommen und bei dem Anblick unangenehmer Mails et cetera spontan in den schlechte-Laune-Modus zu verfallen.

Sie sind nicht da – und alle wissen es

Einer der wichtigsten Punkte auf der To-do-Liste für die Urlaubsübergabe sollte “Kommunikation” sein. Eine Abwesenheitsnotiz für alle diejenigen, die Sie per E-Mail kontaktieren, sollte genauso selbstverständlich sein, wie den Urlaub gegenüber Geschäftspartner und Kunden rechtzeitig anzukündigen. Das gibt ihnen die Chance, Wichtiges noch vor Ihrem Urlaub anzusprechen. Auch Ihrem Team gegenüber sollten Sie offen kommunizieren, dass Sie generell nicht erreichbar sein werden – und nur im Notfall von der Firma hören wollen.

Ein Koffer für den Notfall

Der Alltag ist geregelt, und in zwei Wochen sind Sie ja schon wieder da – was aber, wenn der Urlaub nicht so glatt läuft wie geplant? Wenn ein Unfall oder Schlimmeres passiert? Gerade sehr positiv eingestellte Menschen lehnen es ab, prinzipiell auch nur an so etwas wie „Komplikationen“ zu denken. Ein sinnbildlicher Notfallkoffer schafft in diesem Fall Klarheit. Er beinhaltet alles, was im Falle eines Unfalls oder gar plötzlichen Todes zu regeln ist. Ziel des Notfallkoffers ist es, dem eigenen Unternehmen möglichst wenig Probleme mit einem plötzlichen Zwischenfall zu bereiten.

Was sollte Bestandteil des Notfallkoffers sein?

Rein praktisch handelt es sich in vielen Fällen vor allem um Dokumente, die Teil des Notfallkoffers sein sollten. Orientieren kann man sich an der Fragestellung: “Was wäre, wenn ich ab morgen nicht mehr da wäre?” Sprich: Wer zahlt die Rechnungen der Lieferanten? Wer zahlt die Gehälter? Wer spricht mit der Bank? Wer führt das Team? Was erzählen wir den Kunden und vor allem: Wer tut dies? Die Liste lässt sich beliebig fortsetzen und beinhaltet je nach Branche, in der sich das Unternehmens bewegt, weitere Punkte.

Sicher verwahren und beruhigter leben

Einen Notfallkoffer zusammenzustellen ist keine leichte Aufgabe, bringt es doch viele Fragen mit sich, die einen mit der eigenen Vergänglichkeit konfrontieren. Im Umkehrschluss gibt er jedoch Luft zum Atmen: Ist erst einmal alles geregelt, lebt es sich befreiter – und keine Gedanke “Was wäre wenn …” kreisen im Hinterkopf. Wichtig ist jedoch, dass die in der Praxis oft als Mappe in Erscheinung tretende Dokumentensammlung im Notfall auch gefunden wird. Platzieren Sie Ihren persönlichen Notfallkoffer an einem sicheren Ort und lassen Sie mindestens zwei vertraute Angehörige oder Mitarbeiter wissen, wo er sich befindet.