Jeder spricht von Digitalisierung – aber Hand aufs Herz: Setzen Sie sie in Ihrem Unternehmen auch konsequent um? Und damit ist nicht gemeint, statt dem Kugelschreiber nun in jedem Fall den Laptop zur Hand zu nehmen …

Vorteile erkennen und nutzen

Digitalisierung bedeutet viel mehr als den bisher analogen Prozess zukünftig digital abzubilden. Sie bietet das Potential, Unternehmensprozesse effizienter (und damit letztendlich auch ressourcenschonender) darzustellen. Richtig verstanden, liefert sie automatisiert ein Abbild des Ist-Zustandes im Unternehmen. Sie zeigt Optimierungschancen auf, kann dazu beitragen, den Umsatz anzukurbeln – und ermöglicht den Zugang zu neuen Geschäftsmodellen. Trotzdem: Es liegt an Ihnen, die Vorteile der Digitalisierung für sich und Ihr Unternehmen zu nutzen.

Software ist nicht alles

Ja, Algorithmen können heute eine ganze Menge. “KI”, die Künstliche Intelligenz, schwebt als Buzzword über allem, aber nur die wenigsten wissen damit auch tatsächlich etwas anzufangen. Lassen Sie sich davon nicht verunsichern. Digitalisierung im Unternehmen heißt nicht, Google zu befragen, welches Software-Tool in welcher Abteilung sinnvoll wäre und dann munter drauf los zu shoppen. Letzteres führt in den meisten Fällen eher zum kompletten Gegenteil: Frust. A, weil es den Anforderungen im Unternehmen nicht gerecht wird, b, weil es keinen Effekt auf die Prozesse hat, c, weil ihre Mitarbeiter nicht damit umgehen können. Unterm Strich ist damit nichts gewonnen – und die Skepsis bis Ablehnung gegen die digitalen Arbeitsinstrumente wird bei jedem Fehlversuch steigen.

Den Fokus auf die Prozess legen

Schritt eins zur Digitalisierung im Unternehmen ist die konzentrierte Bestandsaufnahme der alltäglichen Prozesse. Wie gestaltet sich die interne Kommunikation – greift man zum Hörer, trifft man sich am Schreibtisch, schreibt man E-Mails? Ein Auftrag kommt ins Haus – wie sieht der weitere Workflow aus? Die Entwicklung meldet, das neue Produkt ist marktreif – was passiert nun? Und und und. Schauen Sie genau hin, wie die einzelnen Zahnrädchen ineinander übergreifen, fixieren Sie die Prozesse schriftlich und hinterfragen Sie ganz deutlich: Ist jeder Schritt, wie er bis dato gemacht wird, überhaupt sinnvoll? Lautet die Antwort Nein, sollten Sie an dieser Stelle den Mut haben, ihn zu streichen und gegebenenfalls durch einen Effizienteren zu ersetzen. Blindes digitalisieren bringt Sie nicht weiter.

Technik an die Anforderungen anpassen

Sie wissen jetzt, welche Prozesse für das Unternehmen notwendig und sinnvoll sind. Legen Sie Ihren Fokus nun auf die Anforderungen dahinter: Was muss ich machen/haben/können, um …? Erst wenn darüber Klarheit herrscht, stellt sich die Frage, ob und inwieweit der Prozessbaustein digital oder gar automatisiert dargestellt werden kann. Geben Sie sich Zeit für die Wahl der technischen Lösung. Achten Sie darauf, dass die Software bestenfalls über Schnittstellen zu den weiteren genutzten Tools verfügt und dass Software A eine wirkliche Ergänzung zu Software B ist. Räumen Sie sich und Ihren Mitarbeitern großzügigen Spielraum zum Testen der Wunsch-Software ein. Planen Sie Budgets für etwaige Schulungen ein. Und verzichten Sie auf den Ferrari, wenn Ihr Unternehmensprozesse auch mit dem bodenständigen Passat abgebildet werden können. Eine Software, die alles kann, aber in der nur ein Bruchteil der Funktionen wirklich genutzt werden, kostet in erster Linie unverhältnismäßig viel Geld und menschliche Kapazitäten – unterschätzen Sie nicht den Onboarding-Prozess bis “Raumschiff-Software” tatsächlich effektiv genutzt werden kann!

Im Detail: Daten interpretieren und nutzen

Die Einlegeböden der Aktenschränke werden nun deutlich entlastet, und die Umwelt profitiert auch durch das Weniger an Papier, das jetzt eben nicht mehr in den unterschiedlichsten Formen durch den Drucker geschickt wird. Ein weitreichender positiver Effekt der Digitalisierung liegt für das Unternehmen jedoch woanders, nämlich im automatisierten Zugang zu weiteren Datenquellen – und damit zu mehr Informationen. Der Kunde wird plötzlich greifbarer, weil sein Kauf- und Nutzerverhalten verfolgt werden kann.  Statistiken, Kennzahlenboards, Entwicklungen und Prognosen müssen in vielen Fällen nicht mehr aufwändig recherchiert und selbst hochgerechnet werden. Im Sinne ihrer Kunden integrieren viele Hersteller verständlich aufbereitete Analysen der im Unternehmen verarbeiteten Daten in ihrer Software. Es liegt jedoch in Ihrer Verantwortung, diese Informationen auch entsprechend zu nutzen, zu hinterfragen und darauf zu reagieren.

Ein Beispiel aus der Praxis

Sie haben sich dafür entschieden, Ihrer Personalabteilung mehr Zeit einzuräumen, um basierend auf EOS, Active Recruiting und ähnlichen Maßnahmen, die Bewerber zu finden, die das Unternehmen weiterbringen. Es wurde eine Personalmanagementsoftware eingeführt, die den Bewerberprozess komplett digital darstellt. Nebenprodukt ist, dass die Software unter Anderem jeden Bewerber, der durch das System gelaufen ist, nach seinem Bewerbererlebnis befragt, sie genau darstellt, wie oft Stellenanzeigen angeklickt wurden und welche Conversion Rate sich daraus errechnet. Sind die Sternebewertungen der Bewerber also eher mies, muss sich die Personalabteilung definitiv mit ihrem Prozess auseinandersetzen. Wird die Anzeige zwar geklickt, aber es kommen wenig bis gar keine Bewerbungen, muss hinterfragt werden, woran das liegen kann.

Denken Sie an Ihre Mitarbeiter

Bei aller Euphorie: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in den Digitalisierungsprozess ein. In den wenigsten Firmen werden ausschließlich Digital Natives beschäftigt. Bedenken Sie, dass für andere Mitarbeiter, die nicht mit PC, Handy und Internet aufgewachsen sind, der Einzug des digitalen Zeitalters Sinnbild der willkürlichen Wegrationalisierung von Arbeitsplätzen sein kann. Es ist nicht weg zu diskutieren, dass sich mit zunehmender Digitalisierung auch die Anforderungen an die Gesellschaft verändern, auch im Arbeitsleben. Andersherum erleichtert sie die tägliche Arbeit – und schafft neue Spielräume für die persönliche Entwicklung. Beweisen Sie daher Fingerspitzengefühl und nehmen Sie Ihre Belegschaft mit auf dem Weg in die digitale Zukunft Ihres Unternehmens.