Mit einfachen Regeln zum leeren Posteingang

Zero Inbox – nichts setzt so viel Energie frei und befreit mehr als ein leerer Posteingang. Die Erfindung der E-Mail hat nicht nur unser Geschäftsleben um 100 Prozent vereinfacht. Die elektronische Post ist schnell getippt und verschickt. Zu schnell manchmal. Und schon türmen sich im Posteingang die neuen Mails neben denen, die Sie zwar zur Kenntnis genommen und kurz überflogen haben, aber vom Antworten noch weit entfernt sind. Ordnung in diese E-Mail-Flut zu bekommen, ist jedoch gar nicht schwer.

Reduzieren Sie Ordner, Labels und Tags

Viele Menschen arbeiten mit einer riesigen Ordnerstruktur, die sich oft in Unterordner verzweigt und alles andere als übersichtlich ist. Setzen Sie den Rotstift an und reduzieren Sie Ihre Ablage auf zwei simple Ordner beziehungsweise Label: “@action” und “Warten auf”. Letzteren verknüpfen Sie mit Ihrem Postausgang, sodass jede E-Mail, die Sie verschicken, automatisch in diesem Ordner landet.

Lassen Sie die Inbox nicht Ihren Alltag bestimmen

Weniger ist mehr gilt auch beim nächsten Punkt, den Sie beachten sollten: Gewöhnen Sie sich an, nicht gleich bei jeder akustischen oder optischen Benachrichtigung über neue Mails in den Posteingang zu sehen. Besser noch: Schalten Sie diese smarten Helfer ab! Wissenschaftler haben ermittelt, dass es uns durchschnittlich eine Viertelstunde kostet, um gedanklich wieder an der Stelle unserer Arbeit anzusetzen, von dem Moment an, wo uns der Blick in den Posteingang abgelenkt hat. Rechnen Sie hoch, wie viel effektive Arbeitszeit Sie das am Tag kostet – von der Energie ganz abgesehen.

Feste Zeiten und zwei-Minuten-Regel

Natürlich müssen Sie regelmäßig Ihre Mails checken. Aber legen Sie sich dafür feste Zeiten zu. Wir sprechen an dieser Stelle nicht von der tatsächlich hoch-wichtigen Nachricht, für die Sie ruhig eine Ausnahme machen können. Es geht um das Tagesgeschäft. Räumen Sie sich zwei mal am Tag Zeit für Ihr Postfach ein. Gehen Sie dann nach der zwei-Minuten-Regel vor. Was das heißt? Sie bearbeiten alle E-Mails, die Sie innerhalb von zwei Minuten beantworten können.

Aus dem Blickfeld und aus dem Kopf

Langwierige Sachverhalte verschieben Sie in Ihren @action-Ordner. Alles, was keine weitere Aufmerksamkeit erfordert – Newsletter et cetera – oder, im Gegenteil, schon bearbeitet wurde, archivieren Sie sofort danach. Die heutigen E-Mail-Programm verfügen über entsprechende Suchfunktionen, die das Wiederfinden zum Kinderspiel machen.

Ein festess Zeitfenster für aufwändigere E-Mails setzen

Ihr @action-Ordner bekommt einen eigenen Timeslot in Ihrem Kalender. Setzen Sie sich dann in Ruhe mit den Nachrichten auseinander, die Sie nicht mal eben so beantworten können. Fokussieren Sie sich in dieser Zeit wirklich darauf, sich intensiv mit diesen E-Mails auseinanderzusetzen. Erledigte Nachrichten werden ebenfalls ins Archiv geschoben.

Ein eigener Ordner für erwartete Antwort-Mails

Fehlt noch der Warten-auf-Ordner. Ein Mal wöchentlich gehört diesem Label Ihre Aufmerksamkeit. In Warten-auf werden alle E-Mails dargestellt, die Sie verschickt haben. Das bedeutet, hier laufen alle Mails auf, die auf Antwort durch Geschäftspartner, Mitarbeiter, Kunden warten. Hat Ihre Adressat innerhalb der vergangenen Wochen nicht auf Ihre elektronische Post reagiert, schicken Sie jetzt einen kurzen Reminder. So verlieren Sie keine wichtige Korrespondenz aus den Augen und geben dem Anderen gleichzeitig eine realistisches Zeitfenster für seine Antwort – ohne dabei unhöflich oder drängend zu wirken.

Zero Inbox Prinzip für effizienteres Arbeiten

Die Zero Inbox ist also gar nicht so schwer zu erreichen. Es verlangt in erster Linie Disziplin, sich tatsächlich davon zu lösen, jeder E-Mail sofort Ihre Aufmerksamkeit zu schenken. Aber es geht. Führen Sie sich vor Augen, was ein für ein gutes Gefühl ist, wenn die Inbox tatsächlich leer ist – und Sie dabei die Gewissheit haben, nichts vergessen zu haben. Allein schon sich selbst zur Liebe! Nutzen Sie die gewonnen Energie lieber für etwas Sinnvolles: Arbeiten Sie kreativ, entwickeln Sie neue Projekte oder oder oder…